Jusqu’au 31 mai 2016, l’employeur devait annoncer tout nouvel employé à la caisse AVS durant le mois suivant l’entrée en fonction. A partir du 1er juin 2016, cette obligation a été supprimée afin d’alléger la charge administrative des employeurs. Ainsi, les employeurs pourront annoncer annuellement à leurs caisse de compensation leurs nouveaux employés qui disposent déjà d’un numéro AVS. Les employés qui ne disposent pas d’un numéro AVS doivent être immédiatement annoncés à la caisse AVS compétente afin qu’un numéro AVS leur soit attribué.
Malgré cette modification législative, la FER CIAN 106.4 recommande à ses affiliés de continuer à lui annoncer leurs collaborateurs, durant le mois suivant l’entrée en fonction, afin qu’elle puisse verser d’éventuelles prestations (allocations familiales, APG, maternité, etc.).
L’annonce d’un nouveau collaborateur peut être effectuée au moyen du formulaire d’annonce (rubrique « Formulaires ») ou au moyen des services en ligne (eServices)
Dès l’annonce d’un nouveau collaborateur, la caisse établit une attestation d’assurance confirmant l’entrée en fonction de chaque nouvel employé et la transmet à l’employeur à l’intention de l’assuré. L’attestation d’assurance comprend la dénomination de la caisse de compensation compétente, le numéro d’assuré AVS, les nom, prénom et date de naissance de l’assuré, la date d’engagement ou de l’obligation de cotiser et le nom de l’employeur soumis à l’obligation de décompte.
Tout nouvel employé doit présenter sans tarder son certificat d’assurance AVS/AI à son nouvel employeur. Si le collaborateur ne possède pas de certificat d’assurance AVS-AI, si ce dernier a disparu (perte, vol), ou s’il est illisible, l’employeur devra déposer une demande de certificat d’assurance AVS-AI auprès de la caisse AVS (FER CIAN 106.4). Une telle demande doit également être effectuée en cas de changement des données relatives à l’identité du collaborateur. La demande de certificat d’assurance doit être accompagnée d’une copie d’une pièce d’identité officielle (pour les citoyens suisses) ou d’une copie de l’autorisation de séjour (pour les citoyens étrangers).
Formulaire de demande de certificat d’assurance
Les employeurs sont tenus d’informer leur caisse chaque fois que la masse salariale varie sensiblement en cours d’année. Si l’engagement d’un nouveau collaborateur a pour conséquence de modifier sensiblement la masse salariale, l’employeur devra en informer la caisse AVS (FER CIAN 106.4) qui procédera, le cas échéant, à une adaptation des acomptes de cotisations.
